Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển hàng Bắc Nam đều không tự vận chuyển mà sử dụng dịch vụ thuê ngoài. Điều đó giúp họ tận dụng được sự chuyên nghiệp, hệ thống phương tiện và kinh nghiệm xử lý sự cố đường dài của các đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa. Lúc này, người gửi cần kết hợp với đơn vị vận tải để bổ sung, hoàn thiện bộ giấy tờ, thủ tục cần thiết nhằm đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra xuyên suốt và đúng với quy định. Dưới đây là một số giấy tờ, thủ tục mà hai bên cần chuẩn bị.
Những giấy tờ công ty vận chuyển hàng hóa cần có:
Thực hiện đúng quy định về điều kiện lưu thông đối người và phương tiện kinh doanh vận tải hàng hóa, đơn vị vận chuyển cần có những giấy tờ, thủ tục sau:
Đăng ký xe ô tô; chứng nhận bảo hiểm xe; sổ nhật trình chạy xe (nếu có)
Giấy chứng nhận kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (giấy chứng nhận kiểm định) kèm tem kiểm định có thời hạn dán trước xe.
Giấy lưu hành cho xe quá khổ, quá tải (nếu có)
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải của chủ phương tiện
Giấy phép lái xe phù hợp với loại xe đang điều khiển
Giấy chứng nhận tập huấn vận chuyển hàng hóa nguy hiểm (nếu vận chuyển hàng nguy hiểm).
Hợp đồng vận chuyển/giấy gửi hàng
Giấy đi đường cấp cho xe kinh doanh vận tải hàng hóa, thường được cấp cho từng chuyến hàng, từng xe để làm chứng từ cho phương tiện. Nội dung giấy đi đường sẽ có cập nhật về nơi đi, nơi đến, phương tiện sử dụng, số ngày đi, lý do lưu trú…để kiểm soát lộ trình của xe.
Thủ tục vận chuyển hàng hóa khách hàng cần cung cấp cho nhà vận chuyển.
Để quản lý việc lưu chuyển hàng hóa và đảm bảo tất cả hàng được lưu thông đều có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, hợp pháp ngay tại thời điểm tra, Bộ Tài chính, Bộ Thương mại, Bộ Công an đã ban hành thông tư liên tịch số 94/2003/TTLT quy định rõ ràng về các loại hóa đơn, chứng từ đi kèm khi vận chuyển hàng hóa đường bộ. Do đó, để đảm bảo các thủ tục vận chuyển hàng hóa, khách hàng gửi hàng cần chuẩn bị và cung cấp cho đối tác vận chuyển những giấy tờ, thủ tục sau.
Đối với Doanh nghiệp sản xuất.
Đối với hàng hóa được xuất kho để bán, trao đổi, biếu tặng hoặc tiêu dùng nội bộ: Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng đúng với số lượng hàng hóa đã xuất ra.
Đối với hàng hóa xuất kho để giao cho đại lý bán đúng giá do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định, đại lý chỉ hưởng hoa hồng thì có thể cung cấp một trong hai chứng từ sau: Hóa đơn giá trị gia tăng/Hóa đơn bán hàng; Phiếu xuất hàng gửi bán kèm theo lệnh điều động nội bộ.
Đối với hàng hóa được điều động nội bộ từ cơ sở kinh doanh đến các chi nhánh, cửa hàng trực thuộc và ngược lại hoặc điều động giữa các chi nhánh, cửa hàng hạch toán phụ thuộc với nhau cần cung cấp một trong 2 chứng từ sau: Hóa đơn giá trị gia tăng/Hóa đơn bán hàng; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm lệnh điều động nội bộ.
Đối với Doanh nghiệp thương mại.
Nếu hàng hóa điều động từ cơ sở kinh doanh là đơn vị cấp trên đến các chi nhánh hạch toán độc lập, hoặc điều động giữa các chi nhánh hạch toán độc lập cần cung cấp một trong các chứng từ: Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn tự in theo mẫu quy định.
Đối với hàng hóa của cơ sở kinh doanh đưa đi bán lưu động hoặc dự hội chợ triển lãm cần có: Lệnh điều động nội bộ; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Khi bán hàng phải lập hóa đơn theo đúng quy định.
Đối với cơ sở kinh doanh xuất nguyên liệu đưa đi gia công cần có: Hợp đồng gia công; Phiếu xuất kho ghi rõ xuất hàng đưa đi gia công. Đơn vị nhận gia công đưa sản phẩm đã gia công trả lại cho cơ sở kinh doanh cần có: Hợp đồng gia công; Phiếu xuất kho ghi rõ xuất sản phẩm gia công trả lại.
Đối với cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, khi xuất hàng cần cung cấp một tỏng các loại hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn tự in theo mẫu quy định. Một số trường hợp cụ thể được sử dụng hóa đơn chứng từ để vận chuyển hàng xuất khẩu như sau:
Hàng hóa trên đường vận chuyển đến cửa khẩu hay nơi làm thủ tục xuất khẩu nếu chưa có căn cứ để lập hóa đơn thì sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu phải lập hóa đơn bổ sung.
Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa, khi xuất hàng cho cơ sở nhận ủy thác, cơ sở kinh doanh sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm Lệnh điều động nội bộ. Khi hàng đã được xuất khẩu và có xác nhận của cơ quan hải quan thì cơ sở kinh doanh cần xuất hóa đơn giao cho cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu.
Các loại hàng hóa thuộc đối tượng không cần lập hóa đơn gồm:
Sản phẩm nông, lâm, thủy, hải sản chưa qua chế biến do nông dân, ngư dân tự sản xuất, khai thác và trực tiếp bán ra.
Đồ dùng cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra.
Đối với Cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ.
***Trường hợp cơ sở kinh doanh thu mua lại để bán, phải lập hóa đơn thu mua theo quy định pháp luật hiện hành. Khi vận chuyển hàng hóa đã thu mua phải có lệnh điều động nội bộ của cơ sở thu mua và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Đối với hàng hóa xuất trả lại cho bên bán do không đúng quy cách, chất lượng cần cung cấp một trong các loại hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn tự in theo mẫu quy định. Hóa đơn xuất trả lại cho bên bán phải ghi rõ hàng hóa trả lại cho người bán do không đúng quy cách, chất lượng kèm bản photocopy có đóng dấu sao y bản chính liên 2 của hóa đơn đã mua. Nếu người mua không phải cơ sở kinh doanh, không thể xuất hóa đơn trả hàng thì cần phải có biên bản hoặc thỏa thuận trả hàng, ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng, lý do trả lại kèm hóa đơn gửi trả cho bên bán.
Đối với trường hợp mua tài sản thanh lý, nhượng bán của các cơ quan hành chính sự nghiệp cần cung cấp hóa đơn bán tài sản thanh lý. Nếu mua hàng hóa là tài sản bị tịch thu phải có hóa đơn bán tài sản tịch thu sung công quỹ Nhà nước. Nếu mua hàng hóa là tài sản dự trữ quốc gia phải có hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
Đối với cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức quy định không lập hóa đơn cần cung cấp bản kê bán lẻ hàng hóa theo từng lần bán, từng loại hàng.